1. ¿Qué es access?
Access es una palabra inglesa que puede traducirse como "acceso".
Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.
EJEMPLOS DE BASES DE DATOS:
- El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
- Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
- El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.
- La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.
- En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.
- En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
- Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de datos.
2. Como abrir access en windows
Si ya se está ejecutando Access, use el siguiente procedimiento para abrir una base de datos. Nota los pasos varían ligeramente según la versión de Access:
- En la página introducción de Access, haga clic en abrir otros archivos.
- En el área abierta de la vista backstage, haga clic en examinar.
- Haga clic en un acceso directo en el cuadro de diálogo abrir o en el cuadro Buscar en , haga clic en la unidad o carpeta que contiene la base de datos que desea.
- En la lista de carpetas, vaya a la carpeta que contiene la base de datos.
- Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
- Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado que se especifique en el cuadro de diálogo Opciones de Access o el modo que haya establecido una directiva administrativa.
- Haga clic en Abrir para abrir la base de datos con acceso compartido en un entorno multiusuario para que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos.
- Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura de modo que pueda verla pero no editarla. Otros usuarios aún pueden leer y escribir en la base de datos.
- Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta con acceso exclusivo, cualquier persona que intente abrir la base de datos recibirá un mensaje que indica que "el archivo ya está en uso".
- Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo de solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura. Otros usuarios aún pueden abrir la base de datos, pero están limitados al modo de solo lectura.
3. Diferencias entre Access y Excel
La diferencia más importante entre Microsoft Access y Microsoft Excel es el propósito de cada software. Access es un programa de base de datos que se interrelaciona, mientras que Excel es una hoja de cálculo.
Access maneja grandes cantidades de datos y Excel realiza cálculos matemáticos. Si necesitas crear un vínculo entre tus datos, Access es el único que puede efectuar esta acción. Debido a que utiliza sólo archivos planos
Excel tiene una funcionalidad limitada y no puede hacer el tipo de vinculaciones que puede hacer Access. Excel está diseñado con el propósito de manejar datos numéricos y ejecutar ecuaciones. Access es capaz de hacerlo, pero que no es su función principal.
4. Ventajas de access
1. Access, rápida y sencilla almacenando, gestionando y compartiendo datos.
2. Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas.
3. Distintos formatos de un mismo informe para distintos destinatarios.
4. Creación de tablas de datos más rápida y tan sencilla como una tabla de Excel.
5. Valor añadido en los datos adjuntos y multivalor.
6. Actualización y recopilación de información intuitiva y ágil.
Otras ventajas de acces, tomadas de https://www.mindomo.com/es/mindmap/ventajas-y-desventajas-de-access-538a9f222b874e1f8d86de509907e602
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